Dans le cadre d'une communication orale, 70 % de l'échange se joue sur l'attitude physique, 20 % sur l'intonation et moins de 10 % sur les mots.
La première tient sans doute à une absence de formation. Si l'on n'utilise pas ces fonctions, c'est peut-être tout simplement que l'on ignore leur fonctionnement, voire leur existence.
La deuxième tient à la motivation que l'on reçoit de la part du management : est-on suffisamment incité à utiliser des outils collaboratifs ? Leur rentabilité a-t-elle été effectivement démontrée au sein de l'entreprise ? Leur usage est-il encadré dans le cadre de nouvelles méthodes de travail ? A-t-on vraiment envie de changer ses habitudes ?
La troisième tient à la culture de l'entreprise. Les outils collaboratifs respectent rarement la hiérarchie. Ils ne fonctionneront que dans des structures où les organigrammes auront été considérablement aplatis et où chacun accepte de collaborer sur un pied d'égalité.
Des déplacements réduits pour les collaborateurs, la possibilité de dialoguer à tout moment avec des sites ou des partenaires installés à des milliers de kilomètres et la certitude que tout le monde travaille avec la même base documentaire." Reste que pour faire adopter ce nouvel outil, il est nécessaire de faire évoluer la culture des collaborateurs et d'adapter l'organisation de l'entreprise.
Principal frein au développement de l'outil : la méfiance engendrée par cette nouvelle liberté de paroles. "C'est un espace de discussion très libre, sans configuration hiérarchique, note Christophe Ducamp. Dans ce domaine, les réticences viennent aussi bien des employés que du management."