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Do's & Don'ts
The Big Picture
The Big Rocks of Time (Covey)

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time-management tips en

You’ve probably heard of Murphy’s Law—”if anything can go wrong, it will.” But Murphy has a kindred spirit in author Douglas Hofstadter.

Hofstadter’s Law, if you’ve never heard it, states: “It always takes longer than you expect, even when you take into account Hofstadter’s Law.”

Computer programmers say Hofstadter’s Law rings true to their work on complex projects that take years to complete.

We’ve all experienced how a project expands to fit the time available. But why do we tend to underestimate the length of any given task? By the evening, the goals on our morning’s to-do list seem laughable.

This may be because we tend to set too many goals: In addition to wanting to get a project done, we also want to keep up with our favorite TV program, cook nice meals and stay in touch with friends. But to successfully reach any goal, we need a reason to place it higher than our other goals and desires. Then we can allocate our resources more efficiently.

It sounds easy enough, but perfectionists, procrastinators and those under tight deadline pressure all have unique problems giving themselves enough time.

Problems often arise because of unforeseen delays such as illness. Vacations may have been planned and nonrefundable tickets bought long before a project—with a due date in the middle of the vacation, of course—even came into being. A team member may unexpectedly accept a new job with another company before the project can be completed.

One approach is to avoid planning altogether, and just change course as needed based on real-time feedback. Some people advise, “take your best guess as to when you’ll be done, then double it.”Perhaps you can remember how long similar tasks have taken previously. If nothing you have done before is comparable, ask an experienced person how long similar projects have taken them. It may not be the response you’re hoping for, but it will be accurate.

Psychologists working in the area of human planning decisions have found that our plans are typically based on best-case scenarios an

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self-management project time-management goal-setting tips en

Selbstmanagement
Artikel Unordnung erzeugt Stress (der Arbeitsplatz)
Artikel Die Rubikon Methode (PDF-Download)
Artikel Tschüs Schieberitis (PDF-Download)
Artikel Das Eisenhower-Prinzip (PDF-Download)
Artikel Große Aufgaben und Projekte planen (PDF-Download)
Artikel Sagen Sie „NEIN“!
Artikel Der Mitarbeiter ist der Dumme - Der Dumme ist ein Vorbild (PDF-Download)
Artikel Der Holzscheit des Tages (PDF-Download)
Artikel Erfolgsfaktoren (PDF-Download)
Leitfaden Leitfaden für gute Tage (PDF-Download)
Übung Persönlichkeitscheck (PDF-Download)
Artikel Management mit Schreiber und Zettel (PDF-Download)
Artikel Vom Volltischler zum Leertischler (PDF-Download)
Leitfaden Ordnung im Rechner (PDF-Download)
Artikel Reflexion der eigenen Glaubenssätze (PDF-Download)
Übung Stärken und Schwächen (PDF-Download)
Artikel Jede Mail ist eine Aufgabe (PDF-Download)
Leitfaden Der Ideenspeicher - damit Wissen und Tun sich verbinden (PDF-Download)
Artikel Der volle Schreibtisch (Kurzgeschichte) (PDF-Download)
Artikel Das Johari-Fenster (PDF-Download)
Artikel Der Plan (Kurzgeschichte) (PDF-Download)
Artikel Der Flug der Vögel (PDF-Download)
Übung Loslassen (PDF-Download)
Artikel Ich habe keine Zeit (PDF-Download)
Artikel Zeit ist nicht Geld (PDF-Download)

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Welcome! This page describes several resources to help you get started with Achieve Planner:

* Achieve Planner Tour
* How to Get More Done Time Management Training Course - A step-by-step training program to help you get the most of Achieve Planner
* Achieve Planner Printing Tips - Tips for printing from Achieve Planner
* Achieve Planner Video Tutorials - Tutorials that walk you through the main functionality in Achieve Planner
* Advanced Tutorials - More advanced tutorials for specific topics
* Using Achieve Planner to Implement GTD
* Achieve Planner Quick Start Guide
* Achieve Planner User Manual

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Have you ever gotten to the end of a busy day and realized that you wasted most of it and only accomplished a fraction of what you had hoped to do?

If you find you are busy most of the day, but don't accomplish the things that really matter to you, you may be spending too much time on low priority stuff.

One common reason for this is trying to FIND time for the important projects in an already busy and overcrowded schedule.

The fact is that you already have all the time you are ever going to get. Charles Bixton said, "You will never find time for anything. If you want time, you must make it."

If you feel like you don't have enough time to do something important you want to do, you have to learn how to MAKE time for it, even if that means delaying or eliminating other less important items from your schedule. You can't find more time, but you can always change the way you use the time you already have.

A favorite training aid in many time management seminars is the demonstration of the big rocks in the jar. The presenter has some rocks, some gravel and some sand that he puts into a jar.

The entire point of the presentation is to show that the order in which you put things into the jar makes a big difference in the results.

If you put the sand and gravel in first, you can’t fit all the rocks in the jar. There simply isn’t enough room.

In order to fit all the big rocks into the jar, you have to put them in first. Then you can fit the other stuff between the rocks.

If you haven’t guessed already, the jar represents your schedule, the big rocks represent your important projects and tasks, and the gravel, sand, and water represent the less important “filler” work.

The moral of the story is that you can MAKE time for your big rocks, but ONLY if you put them into the schedule first, and then allow the other stuff to fill the gaps.

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This quick tutorial shows you how to use Achieve Planner to implement David Allen's Getting Things Done (GTD) methodology.

It's based in part on the excellent advice and guidance from GTD users that have shared their experience in the community forums.

After going through this tutorial, you'll see why some of our GTD users have called Achieve Planner a "killer" GTD app.

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First Things First[1] (1994) is a self-help book written by Stephen Covey and A. Roger and Rebecca R. Merrill. It offers a time management approach that, if established as a habit, is supposed to help a person achieve "effectiveness" by aligning him- or herself to "First Things". The approach is a further development of the approach popularized in Covey's The Seven Habits of Highly Effective People and other titles.

The book asserts that there are three generations of time management: first-generation task lists, second-generation personal organizers with deadlines and third-generation values clarification as incorporated in the Franklin Planner. Using the analogy of "the clock and the compass," the authors assert that identifying primary roles and principles provides a "true north" and reference when deciding what activities are most important, so that decisions are guided not merely by the "clock" of scheduling but by the "compass" of purpose and values. Asserting that people have a need "to live, to love, to learn, and to leave a legacy" they propose moving beyond "urgency addiction" into what they call "quadrant two" management (not the same as the quadrant II in a Cartesian coordinate system).
The four-quadrant matrix for importance and urgency.
A weekly worksheet to identify roles and plan important activities before filling in entire schedule.

In the book, Covey describes a framework for prioritizing work that is aimed at long-term goals, at the expense of tasks that appear to be urgent, but are in fact less important. This is his 2x2 matrix: classifying tasks as urgent and non-urgent on one axis, and important or non-important on the other axis. His quadrant 2 has the items that are non-urgent but important. These are the ones he believes we are likely to neglect; but, should focus on to achieve effectiveness.

Important items are identified by focusing on a few key priorities and roles which will vary from person to person, then identifying small goals for each role each week, in order to maintain a ho

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A Strategic Program for Overcoming Procrastination
and Enjoying Guilt-Free Play

by Neil Fiore, Ph.D, psychologist and personal coach

Originally published by Tarcher in 1988, The Now Habit has sold more than 58,000 copies, and is as relevant as ever!

Author Neil Fiore offers the first comprehensive strategy to overcome the causes of procrastination and to eliminate its deleterious effects. His techniques will help any busy person get more things done more quickly, without the anxiety and stress brought on by failure to meet the workplace's pressing deadlines.

This revised, redesigned edition includes a new introduction and a section that provides strategies to understand and deal with the complex role technology plays in procrastination today.

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Weitaus populärer sind aber sogenannte To-Do-Listen. Deshalb heute etwas mehr dazu: Ihr Sinn besteht vor allem im Selbstmanagement, indem anstehende Aufgaben gewichtet und nach Relevanz sortiert werden. So bekommt man sowohl eine Übersicht über den Arbeitsaufwand als auch über die Arbeiten selbst, beziehungsweise das, was bereits erledigt wurde. Ebenso sehen Sie sehr schnell, was Sie an einem Tag schaffen müssen beziehungsweise können und vermeiden so Überlastung oder Unterforderung. To-Do-Listen sind also beides: Plan und (Erfolgs-)Kontrolle.

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Das Kernproblem vieler Aufschieber aber ist: Sie haben Schwierigkeiten Prioritäten zu setzen und leiden unter latenten Minderwertigkeitsgefühlen. Fälschlicherweise setzen sie Erfolg mit Selbstwert gleich. Um dieses Gefühl zu erreichen, brauchen sie häufige und kurzfristige Erfolgserlebnisse. Sind die Aufgaben aber scheinbar zu groß, liegen diese subjektiv zu weit entfernt. Also ziehen sie kleinere Aufgaben vor (Aufräumen, Abwaschen, …), weil die eine schnelle Belohnung versprechen. Außerdem: Wer über zu viel Arbeit klagt, erntet meistens Mitgefühl.

Keine Frage, Aufschieben hat auch Vorteile: Manche Aufgaben erledigen sich tatsächlich von alleine. Andere erledigen sich nach einiger Zeit leichter, weil man bis dahin bessere Informationen darüber hat. Und wieder andere Beinahe-Entscheidungen stellen sich im Lauf der Zeit als gefährliche Irrtümer heraus. Gut also, dass man nichts unternommen hat! Langfristig aber sorgt Prokrastination für Frust, weil man nicht mehr schafft, was man sich vornimmt und bald an Leistungsfähigkeit und Selbstwert zweifelt. Dann beginnt ein Teufelskreis aus Aufschieben, Überforderungs- und Minderwertigkeitsgefühlen.

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Over the years I have worked at many client sites and a variety of office layouts. On one project in particular, we had as many as 80 people in a project team, seated via an open plan arrangement. It was pretty difficult trying to stay focused in an environment like this. These days, the projects I’m on are typically smaller, but there are still a number of distractions which frequently interrupt my working groove. So what are some of the things we can do to minimise such interruptions and distractions?

Here’s my list of 18 ways to stay focused at work

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Die Office-Software Outlook bietet viele Funktionen, die ein effizientes Zeitmanagement und eine einfache Selbstorganisation ermöglichen. Hier finden Sie Tipps und Tricks aus der Praxis, die Ihnen helfen, mit Outlook wieder mehr Zeit für sich zu gewinnen.

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Welcome! If you want to learn time management tips, techniques and strategies to get organized, increase your productivity, make better use of your time and achieve your goals, you came to the right place!\n\nYou'll find the essential building blocks for effective time management and goal achievement, practical tips and strategies you can put into practice right away, and powerful tools and resources to help you get the most from your time.

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Email programs have not changed much in the past decade, but the amount of email we get has grown by a tremendous amount, significantly impacting our email productivity. The average information worker gets far more mail than s/he can cope with, and an increasing number of people suffer from "email overload". In this blog, Itzy Sabo analyzes the causes of email overload, discusses strategies to cope with the constant bombardment, and provides practical tips for getting the most out of our email programs. More...

Email: isabo@claritude.com

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Nie vorher war die Nachfrage zum Thema Zeitmanagement so hoch wie in der heutigen Zeit.

In den vergangenen Jahren hat die Technik einen enormen Fortschritt erfahren. Heute haben die meisten von uns ein Handy, an fast allen Büroarbeitsplätzen gibt es einen Computer, alles ist vernetzt, viele haben einen Internetzugang. Durch diese technischen Entwicklungen haben auch die Anforderungen an jeden Einzelnen zugenommen. Es gilt immer mehr Aufgaben in immer weniger Zeit zu erledigen.

Auf diesen Seiten zum Thema Zeitgewinn möchte ich Ihnen Wissen vermitteln, das Ihnen helfen wird, mehr Zeit für sich selber und somit für das Wesentliche zu gewinnen.

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Download

Auf dieser Downloadseite finden Sie diverse Dateien zum kostenlosen und unverbindlichen Herunterladen. Diese Dokumenten-Sammlung wird laufend ergänzt.

* Download Zeitmanagement
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* Download Büroorganisation
* Download Checklisten
* Download Sonstiges
* Download Checklisten Schreibtischordnung

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22 Tipps für eine effiziente E-Mail-Bearbeitung

E-Mails effizient bearbeiten fällt heute nicht immer leicht. Zu groß ist die Menge der täglich eingehenden E-Mails, vor allem im Geschäftsleben. Hier ein paar Tipps für eine effiziente Mail-Bearbeitung.

1. Der Empfänger soll wissen, bis wann man eine Antwort braucht.
2. E-Mails „an alle“ unterbinden bzw. unmöglich machen.
3. Das Anliegen möglichst in einem Satz formulieren, welcher mit einer Leerzeile davor und danach sich vom Rest der Mail abhebt. Handelt es sich um mehrere Punkte, ist es ratsam, diese als Liste aufzuführen.
4. Auf automatische Lesebestätigung verzichten, das vervielfacht nur den Maileingang (wenn erforderlich: Lesebestätigungen mit Regelassistenten in eigenes Verzeichnis verschieben)
5. CC-Empfänger kritisch auswählen: Nur wer aktives Interesse an Angelegenheit hat, bekommt die Mail.
6. Verwenden Sie Textbausteine (oder Signaturen), wenn Sie öfter Mails mit ähnlichem Inhalt schreiben müssen.
7. Ergänzen Sie in Antwort-Mails unklare Betreff-Formulierungen des Absenders (spart Zeit beim späteren Suchen).
8. Verzichten Sie auf umständliche Einleitungen, kommen Sie schnell zur Sache. Schreiben Sie kurz, prägnant, aber höflich. Niemand liebt lange E-Mails.
9. Prüfen, ob die E-Mail wirklich die beste Kommunikationsform (Ping-Pong-Mails)ist. Manchmal kann eine Angelegenheit in einem einzigen Telefonat schneller und zweifelsfreier geklärt werden.
10. Automatische E-Mail-Eingangsmeldung (Zeitdiebe, weil Ablenkungen) ausschalten.
11. Mails wenn möglich geblockt lesen und bearbeiten, nicht vor 11:00.
12. Bearbeiten / beantworten Sie E-Mails sofort nach dem Lesen, wenn das nicht länger als 3-5 Minuten dauert (Direkt-Prinzip). Auf 90% der E-Mails können Sie beim ersten Sichten sofort reagieren.
13. Löschen Sie unerwünschte Mails (Werbung, unaufgeforderte Newsletter abbestellen) sofort. Nutzen Sie die Anti-Spam-Funktion (Junk-Mail-Funktion).
14. Archivieren Sie Mails zu abgeschlossenen Projekten nicht im Mail-Programm, so

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Persönliche ToDo-Liste zentral verwalten - gratis und kostenlos

Diese zentral im Internet verwaltete ToDo-Liste stellt eine Aufgabenliste zur Verfügung, die bearbeitet, sortiert und ausgedruckt werden kann. Durch die Möglichkeit, mehrere Listen anzulegen, ist diese ToDo-Liste gleichzeitig dazu geeignet, um einfache Projekte zu planen, zu verwalten und zu überwachen.
Zudem ist es möglich mit mehreren Teilnehmern an einen Projekt zu arbeiten und den einzelnen Projektteilnehmern Aufgaben zuzuweisen.

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Getting Things Done (GTD) is a method for organizing tasks so that you can focus your entire energy and creativity on completing those tasks in a stress free manner. This method was developed by David Allen in his book, Getting Things Done. The main principle of GTD is that recording your tasks in a reliable way - using a system that you trust - will free your mind from trying to remember and prioritize stuff. This recaptured mental energy can be put towards being more productive and efficient.

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