As social media has grown within and outside of enterprises, the question of legal and regulatory liabilities for content has remained in the background. However, we may start seeing more policing by regulators and intrusion by legal departments.
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"En fonction des choix effectués, le RSE sera ou non partiellement ouvert au public, c’est-à-dire à des personnes qui ne sont pas des salariés de l’entreprise, des consultants ou les clients par exemple, ou encore interconnecté avec des réseaux sociaux plus classiques ouverts au public, en flux entrant (un twit est publié sur le RSE) ou sortant (un éditorial du Président est publié sur la page facebook de l’entreprise, un groupe de promotion des produits est animé en externe par un salarié). Plusieurs RSE pourront coexister au sein de l’entreprise ou du groupe (le RSE fournisseur, client, des spécialistes d’un thème donné…).
Sans pour autant éclipser les anciennes problématiques – la règlementation des usages et des comportements par une charte, la nécessaire consultation des IRP dans les entreprises de plus de cinquante salariés, la question des propos abusifs, notamment – de nouvelles questions surgissent, parmi lesquelles notamment :"
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Parmi les clauses essentielles, une attention particulière devra être donnée à la question de la sécurité et de la confidentialité des données, à la clause de réversibilité des prestations, ou encore aux niveaux de service et aux moyens de les contrôler. Si l’on souhaite faire interagir le RSE avec d’autres RSE ou des réseaux sociaux ouverts au public, il faudra le prévoir au cours de la négociation du contrat avec le prestataire, car il n’existe aujourd’hui aucun véritable standard logiciel.
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Il conviendra également de définir des règles de conservation/suppression des profils et données associées, pertinentes au regard du RSE considéré. Un profil de sous-traitant associé à un seul projet ne peut pas être traité comme celui d’un salarié ayant 10 ans d’ancienneté et un statut de représentant du personnel.
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"Amener un réseau social dans les murs de l'entreprise soulève un certain nombre de questions relatives au traitement des données personnelles qu'y laisseront les salariés. Un sujet aux ramifications multiples.
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Le premier enjeu concerne évidemment la protection des données personnelles (1), car par nature, un réseau social est appelé à en contenir. D'emblée, un consensus doit être trouvé entre le ou les promoteurs du projet, les partenaires sociaux, le responsable du traitement des données à caractère personnel (généralement le dirigeant), la direction des ressources humaines, le service communication, etc. sur le champ des informations que renfermera l'outil et l'utilisation qui pourra en être faite.
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ses promoteurs se contentant dans bien des cas d'indiquer vouloir améliorer la communication interne ou promouvoir les échanges d'idées. Pour le Correspondant Informatique et Libertés (CIL), garant au sein d'une organisation du respect de la loi du même nom, cette déclaration d'intention est insuffisante car elle ne lui permet pas de définir les garde-fous à mettre en place pour éviter un éventuel détournement de l'utilisation des données partagées au sein du RSE.
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"La loi Informatique et Libertés s'applique-t-elle aux RSE ?
Les règles d'or de la loi qui, je le rappelle, n'est pas franco-française mais est une transposition d'une directive européenne, s'appliquent à un RSE comme à tout traitement de données à caractère personnel."
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Si l'entreprise dispose d'un CIL, un correspondant Informatique et Libertés, il est fortement recommandé au responsable du RSE de se rapprocher de lui dès le début du projet,
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Les entreprises devraient réfléchir à la conformité Informatique et Libertés de leur RSE dès maintenant et en se projetant à deux ans. Notre groupe de travail dédié aux RSE a recueilli de nombreux témoignages montrant que les entreprises soit n'ont pas conscience, soit sous-estiment ces enjeux.
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Quelle gouvernance face à l’augmentation des données et des contraintes réglementaires ?
2 days ago "
"Firstly, we released a white paper by noted futurist and change agent Geoffrey Moore on Systems of Engagement and the Future of Enterprise IT. The report posed some challenging questions about the world of Systems of Record. It reflected on the ground that we have all been tilling for the ast 20 years and its connection (or some would speculate, lack thereof) to the new world of Systems of Engagement, aka Social Business aka Enterprise 2.0 (so as not to offend any of the legions of consultants who are currently battling over the right term).
Secondly, I spent a good deal of time with a reporter from a major business publication who was interested in the rumors that a major bank (speculation was Bank of America or J.P. Morgan or Citigroup) was the next Wikileaks target. One of the issues we discussed was what this meant for the future of social media. Other than, of course, the obvious conclusion that one should be very suspect of anyone in your organization lip synching to Lady Gaga, who has the largest Twitter following in the world -- 7,829,385 followers."
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But all this social information and content is something that needs management and governance. I hate to even say this, for fear it may put me in the not cool part of the social crowd. Probably the adult version of the crowd I hung around in when I was an all-state bass clarinetist in high school.
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But sooner or later, we are going to have to getting serious about how we want to manage social content. Because the tension to keep it all (to improve the knowledge base of the organization) vs. the tension to get rid of it all as quickly as possible (to keep the lawyers at bay) is going to escalate quickly. This content is valuable to the business. This content is most likely not a record in the ARMA sense (although some might be). But it is electronically stored information in the FRCP (Federal Rules of Civil Procedure) sense. And for organizations that do "social" well, there will be a hell of a lot of it.
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"Les réseaux sociaux en entreprises: ce qui est autorisé et ce qui est interdit, la confusion entre le professionnel et le personnel et autres dossiers brûlants des RH… on vous invite à découvrir la présentation de Nicolas C. Sauvage – Avocat Associé chez Reed Smith – lors de la dernière conférence Media Aces."
"The impact of new technologies, especially the web 2.0 ones, and social networks will dramatically change many HR systems. A few examples:"
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Issues around privacy, corporate image vs. personal image, intellectual property, etc. will generate a new number of legal issues, coming in addition of current labor laws.
Instead of run-of-the-mill questions about staffing, content management, governance, and employee participation the client asked a very pointed question: how do we keep employees from unionizing with our Enterprise 2.0 platform.
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Work with your HR, Legal, and Labor Relations departments at the very onset:
We explore the networking practices and social tools that are currently being adopted by individuals and firms, and provide practical guidance to those looking to get started with an online social networking strategy, including:
As social media has grown within and outside of enterprises, the question of legal and regulatory liabilities for content has remained in the background. However, we may start seeing more policing by regulators and intrusion by legal departments.
We’ve heard the clichés: “Information is our greatest asset”; “We live in an information economy”; “Information is the lifeblood of our organization.” Sadly, what used to be all about collaboration and user productivity is now, in many organizations, about protecting against lawsuits.
The reasons are clear: Courts have upheld that all electronic information is discoverable, meaning virtually everything in an organization can be used in a lawsuit. Risk management is now a higher priority than user productivity.
Inéluctable, l'introduction du web 2.0 en entreprise ne va pas sans poser des problèmes sécuritaires, juridiques et, surtout, organisationnels. Spécialistes et sociétés pionnières livrent leurs conseils.
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