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その1: 「それは何のためにあるのか？」

アイテムの用途ではなく、自分の仕事にどう役立っているのか？という観点で見直そう。

その2: 「そのアイテムは他のものと重複していないか？」

他のアイテムと重複している場合は、バックアップとして両方を備えておく必要があるのかを考えよう。

処理の指針としては以下の3点に気をつける



• Inboxの一番上から順番にやっていく
• 一度に一見ずつ処理していく
• Inboxに戻さない

原書でも繰り返し注意が書かれていますが、モノを「処理」するのと「実行」するのは違います。



• 処理は、一つ一つのタスクについて次のアクションを決断するだけ
• 実行は、実際にタスクを実行すること



この１点を間違えると、いつまでたっても Inbox の底が見えなくなってしまいます。

今後の運用としては、



• 受信箱のメールは、何はともあれアーカイブ
• 緊急のモノはその場で処理(GTDの2分以内で片付けるお仕事)
• 後で処理するものはスターマークをつけてアーカイブ(InBox)
• メール見ながら思いついたことは「メール作成→書く→すぐに保存」で下書きにいれとく(InBox)
• 週次レビューでスターマークと下書きを「次の行動」へ

GTDでは「タスク」を「次のアクション」へ落とし込むけど、

この時重要なのが「実際に行動できる物理的なアクション」になっているか、

だと思ってます。

これをちゃんと意識しておかないと、

アクションが単なるタスクの細分化になってしまう。

あるいは、以前こちらで書いたことがあるけど

・・・「次のアクション」は、実際に作業を始めるにあたり、

心理的なハードルを下げるために記述します。

どうも作業というのは、はじめるまでが一番大変らしい。

やる気がなくても、とりあえずはじめてしまえば何とか進んだりする。

「次のアクション」が記述してあれば、

そこに書いてある内容を機械的に実行すればいい。・・・

という効果が得られない。

次の『整理』ステップとは何が違うのでしょうか？

いろいろなサイトを見てみると『処理』は集めたものを適切な箱に分ける作業で、『整理』は見直ししやすいように整理する作業というような記述が見られます。

そうすると整理とは分類の作業ではないということらしいのですが、やっぱりなんだかすっきりしません。

必要的要不要

　はじめに、その「もの」を判断する際に、不要だとわかりやすいのは、それがゴミかどうかです。これは、そのものについて今後必要性や何か行動を起こす必要が全くのないものの場合、ゴミと判断されます。

作業的要不要

次に、その「もの」を判断する際に、わかりやすく判断できるのは、作業の必要性があるのか、それとも資料として必要なのかの、行動を伴うかどうかです。

　2ステップ目では「整理」にあたります。これは要不要の確認をします。もともと「整理」の意味には、必要なものだけを取捨選択する、といったような捨てる行動が含まれています。このステップではそれに等しく、3つの基準で各項目を確認していきます。

・必要かそうでないか

・行動が必要かそうでないか

・今行動が必要かそうでないか

このフェーズにおいて最も重要な鍵となる質問が

「次のアクションは何か？(What's the Next Action?)」

というもの。

ここで言う「アクション」は物理的に目に見える具体的な行動になっている必要がある。例えば「Ａさんと打ち合わせをする」ではなく、「Ａさんにメールで打ち合わせの依頼をする」というレベル。こうしておけばリストのこの項目をチェックした際に、Ａさんにメールを送るという具体的な行動を起こすことができるようになる。