始末書の書式は決まっています。流れとしては、必ず以下の五点を盛り込みます。
- 不始末の内容 （例. 上司に暴言を吐いた）
- 不始末の原因 （例. 酒量が過ぎていたため）
- お詫び・反省の弁 （例. 深く反省しております）
- 不始末を繰り返さない旨の弁 （例. 二度と繰り返しません）
- 寛大な措置を願う弁 （例. 今回に限り寛大な措置を願います）
はじめに不始末の内容と経過を書きます。克明に書くのではなく、「いつ、どこで、誰が、何をしたか」という要点を簡潔にまとめます。
次に不始末の原因です。ここで注意すべきは、言い訳や正当化にならないようにすることです。事実を客観的に見、冷静にまとめて誠意を示すようにします。
お詫び・反省の弁へと移ります。
不始末を二度と繰り返さない決意をしっかりと書きます。始末書は懲罰の意味合いをもちますので、しっかりと謝罪の意を示します。
最後に、寛大な措置を願う言葉や、今後は規則に従いますといった誓いの言葉でしめくくります。
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